Perakaunan Berkomputer mengambilkira kaedah sistem dimana terdapatnya konsep “input”, “process” dan “output”. Kaedah ini digunapakai bagi setiap “sistem” yang dilihat. Perakaunan Berkomputer juga tidak lari dari kaedah sistem ini.
Terdapat bahagian input, dimana data dimasukkan dan dikemaskini kedalam sistem berdasarkan dokumen sumber/rujukan (seperti invois pembekal). Bahagian proses akan mengambil data yang dimasukkan dan disemak berdasarkan program komputer sistem perakaunan tersebut (seperti kesamaaan jumlah debit dan jumlah kredit). Dan bahagian output pula merujuk kepada hasil pemerosesan data untuk paparan pengguna sistem (seperti penyata untung/rugi untuk tempoh semasa).
Antara semakan yang dilakukan adalah memastikan kod akaun di fail transaksi (“transaction file”) yang dijanakan ketika data dimasukkan kedalam sistem ada terdapat didalam senarai kod-kod akaun (“chart of accounts”) di fail utama (“master file”) yang telah tersimpan didalam sistem. Gandingan transaction file dan master file inilah yang menampakkan kecerdikkan sistem dalam memastikan data yang disemak sahaja dikemaskini kedalam sistem. Dan kaedah ini secara umum menepis konsep “G-I-G-O” iaitu “garbage-in, garbage-out” yang mungkin berlaku didalam mana-mana sistem. Yakni kalau data/sumber kita kurang tepat, sudah pastilah hasil dari pemerosesan oleh sistem tidak dapat tidak akan menjadi kurang tepat!
Sekian. Jumpa lagi di lain siaran. Semoga ada manfaatnya!
GNZ.
Institut Memandu Jaafar Othman 