Penetapan tarikh permulaan and tarikh penutup tahun kewangan adalah antara aktiviti yang terawal dilakukan apabila sistem perakaunan berkomputer mula digunakan.
Tahukah anda sekiranya anda mengunakan sistem sebegini, anda perlu berhati-hati tentang tarikh yang dimasukkan dalam sistem ketika membuat “data-entry” untuk transaksi yang direkodkan?
Ini berpunca dari integriti data yang menjadi sandaran sistem. Contoh: seandainya tarikh yang dimasukkan adalah 25 Jun 2019, maka data tersebut akan direkod dan dikemaskini sebagai data untuk transaksi bulan Jun, untuk tahun kewangan (“financial year”) 2019. Sandaran ini tidak akan berubah dan sistem perakaunan berkomputer biasanya tidak membolehkan data yang diterima dan dikemaskini, ditukar tarikhnya. Ini merupakan sebahagian dari kawalan dalaman (“internal control”) sistem.
Selain dari itu, diantara kawalan dalaman sistem adalah dimana tahun kewangan untuk data-entry perlu tersedia “dibuka” didalam sistem. Contoh: seandainya data yang perlu dimasukkan adalah bagi tahun kewangan 2019, maka tahun kewangan itu sahaja akan dibuka dan diterima. Data-data yang bertarikh selain 2019, seperti 2018 atau 2017 tidak akan diterima sebab “tertutup”. Mesej ralat akan muncul di skrin untuk memberitahu yang ada kesilapan dari segi tahun bagi data sekiranya terdapat cubaan untuk memasukkan data ini.
Lihat contoh di atas. Tahun kewangan 2016 “finalized” bermakna dalam sistem perakaunan ini kaedahnya adalah tiada lagi perubahan dapat dilakukan pada data tahun tersebut. Kolum “Action” menunjukkan yang tiada aktiviti yang dapat dilakukan terhadap tahun kewangan ini. Untuk tahun 2017 ianya “closed for preview”. Menjelang tahun 2019 bilamana tahun kewangan ini “dibuka”, tahun kewangan 2017 pasti ditutup. Dan begitulah putaran seterusnya.
Proses sebegini dibuat sedemikian rupa adalah bagi mengelak sebarang perubahan data bagi tahun-tahun lalu dimana jumlah-jumlah yang terbit dari akaun-akaun didalam lejer sistem sudah dilapurkan untuk tahun kewangan berkenaan. Bagi memastikan integriti data dan kesahihan maklumat kaedah semacam ini teramat perlu. Dalam kebiasaannya, tahun-tahun kewangan ini adalah dalam keadaan “tertutup”.
Sekiranya ada keperluan untuk memasukkan data untuk tahun kewangan yang berlalu yang telah ditutup, maka perlu akan kepastian yang bahawa memang ini terpaksa dilakukan. Alternatifnya adalah memasukkan data berkenaan ke tahun kewangan semasa. Seandainya tahun kewangan yang berlalu dibuka, data perlu dikemaskini secepat mungkin dan apabila telah selesai, ianya ditutup semula secepat mungkin. Senario seperti ini biasa berlaku ekoran dari proses audit tahunan bisnes dimana natijah dari audit tersebut memerlukan data dimasukkan ke tahun yang berlalu.
Sebagai ringkasan, jika anda ditugaskan untuk mengawal sistem perakaunan berkomputer untuk bisnes, anda perlu mengetahui sedikit sebanyak tentang isu berkaitan kawalan dalaman sistem dari segi tahun kewangan yang “dibuka” dan yang “tertutup”. Ini bagi memastikan kesahihan dan integriti data kewangan bisnes tidak dicemari yang mengakibatkan lapuran kewangan seperti Penyata Untung Rugi yang dikeluarkan oleh sistem tidak boleh digunapakai untuk analisa prestasi bisnes. Ini pasti merugikan bisnes tersebut dari segi masa, tenaga dan wang untuk memperbaiki isu berkenaan.
Sekian. Ilmu asas kejayaan! GNZ
Institut Memandu Jaafar Othman 